Mobile Anwendungen, Interaktivität und Maßnahmen zur nachhaltigen Organisation prägen die Meeting Experts Conference (MEXCON 2012), die vom 18. bis zum 20. Juni 2012 in Berlin stattfindet.
Frankfurt am Main – Die Initiatoren der MEXCON – das GCB German Convention Bureau sowie der EVVC – Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren – richten beim Gipfeltreffen der Veranstaltungswirtschaft den Fokus auf „Green Meetings“ und Hybride Events.
Hybride Events – mit umfassenden Diensten live erlebbar
„Die zunehmend wichtige Rolle von Social Media-Plattformen verändert Tagungen und Kongresse: So sind beispielsweise auch „virtuelle Teilnehmer“ mit Hilfe interaktiver Web-Anwendungen in der Lage, Vorträge und Diskussionen mit zu verfolgen. Aber auch die Besucher vor Ort werden intensiver als bisher mit einbezogen und gestalten ein Event stärker mit. Nicht zuletzt wird das Live-Erlebnis eines Events über seinen eigentlichen Zeitraum hinaus in Web 2.0 und Social Media verlängert“, stellt GCB-Geschäftsführer Matthias Schultze das Thema „Hybride Events“ dar. Die Bedeutung des Online-Bereichs für Kommunikation und Information in der Veranstaltungsbranche belegen auch Zahlen des Meeting- und EventBarometers 2012: 56,3 Prozent der befragten Veranstaltungsplaner nutzen demnach allgemeine Social Media-Plattformen für ihre Arbeit. Auch die vom GCB unterstützte aktuelle Studie „Power of Ten“, hat den Einfluss von Technologien und Social Media auf alle Aspekte rund um Tagungen und Kongresse als eine der Herausforderungen der Zukunft definiert.
Die MEXCON bietet vor, während und nach den drei Kongresstagen unter dem Hashtag #MEXCON auf Twitter sowie dem Link auf Facebook aktuelle Informationen. Während der Veranstaltung werden den Teilnehmern eine Medienlounge mit Social Media-Desk sowie kostenloses WLAN zur Verfügung stehen.
Wie ein hybrides Event konkret gestaltet werden kann, zeigt die MEXCON ihren Teilnehmern zudem mit Unterstützung verschiedener Anbieter technischer Dienstleistungen. Das Unternehmen meta-fusion GmbH, Spezialist für Veranstaltungs-Webcasts, überträgt das Hauptprogramm am Mittwoch, 20. Juni 2012 von 09.30 bis 13.00 Uhr live ins Internet. Diese und weitere Sessions vom Vortag werden von meta-fusion zudem multimedial aufbereitet und als On-Demand Webcast dauerhaft im Internet bereitgestellt. Indem beim Webcast Video, Audio, Folienpräsentationen, Textdokumente und Printouts mit interaktiven Elementen zu einer Internet-Anwendung vereint werden, erweitert diese Kongress-Dokumentation den Teilnehmerkreis der MEXCON und gibt auch den Teilnehmern vor Ort die Garantie, nichts zu verpassen, sondern alles in Ruhe oder bestimmte Programmpunkte gezielt nochmal Revue passieren zu lassen.
Zwei weitere Technologie-Partner bieten auf dem Kongress Applikationen für mobile Geräte an – eine App für Apple-Smartphones sowie eine alternative App für Geräte anderer Hersteller.
Die TB Konferenz App der Trippe Beratung GmbH stellt eine Alternative zu den klassischen Konferenzunterlagen wie Agenda und Teilnehmerlisten dar, indem sie diese in die Funktionen des Smartphones integriert. Eine direkte Kontaktaufnahme der Teilnehmer wird dadurch vereinfacht. Auch eine virtuelle Pinnwand steht den MEXCON-Teilnehmern zur erweiterten Kommunikation untereinander zur Verfügung. Die Besucher können mit der TB Konferenz App zudem verschiedene Leistungsbestandteile der Konferenz bewerten. Die App zur MEXCON 2012 steht zum Gratis-Download ab dem 15. Juni unter dem Namen MEXCON12 im iTunes App-Store bereit. Unter dem Namen TBKonferenz kann die App auch schon vorher mit dem Konferenzcode „mexcon12“ aktiviert werden.
Mit der App der Mobile Event Guide GmbH können die MEXCON-Teilnehmer jederzeit den Kongresskalender sowie eine Übersicht der Aussteller und Details zu Referenten auf ihrem iPhone, iPad, Android, Tablet PC, BlackBerry oder als mobile Website abrufen. Um bei der Vielzahl an Kontakten die Übersicht zu behalten, haben die MEXCON-Gäste die Möglichkeit, mit der App ihre Favoriten unter allen Veranstaltungen und Ausstellern auszuwählen und so die für sie individuell relevanten Informationen schnell herauszufiltern. Felix Swoboda, Geschäftsführer von Mobile Event Guide, wird zudem am Montag, 18. Juni 2012, von 14.30 bis 15.30 Uhr einen Impulsvortrag zum Thema „Wie Anwendungen auf mobilen Endgeräten, wie Social Media – die Nachhaltigkeit Ihrer Messen und Kongresse steigert!“ halten.
Nachhaltigkeit von der Anmeldung bis zur Abfallentsorgung
Bei der Organisation und Durchführung der MEXCON kooperieren die Veranstalter mit dem Kompetenznetzwerk Mygreenmeeting. Gemeinsam mit dem GCB und dem EVVC hat Mygreenmeeting einen Leitfaden entwickelt, der nachhaltig durchgeführte Events mit einer „GreenNote“ bewertet. Die Maßnahmen der MEXCON-Veranstalter im Sinne des Umweltschutzes liegen in den Bereichen Mobilität, Teilnehmermanagement, Kongressausstattung, Catering und Location-Auswahl.
„Dass die ökologische Nachhaltigkeit ein zentrales Thema der Tagungs- und Kongressbranche ist, belegen aktuelle Ergebnisse des Meeting- & EventBarometers 2012: 86 Prozent der Veranstaltungsplaner sind überzeugt, dass die Bedeutung der „Green Meetings“ gleich bleiben oder sogar weiter steigen wird. Das gemeinsame Engagement der deutschen Tagungs- und Kongressbranche für Nachhaltigkeit dient nicht nur der Umwelt, sondern trägt insbesondere dazu bei, die internationale Spitzenposition des Kongressstandorts Deutschlands zu sichern. Auch bei der MEXCON stellt die Branche unter Beweis, dass im Bereich „Green Meetings“ eine besondere Kompetenz Deutschlands liegt“, so Joachim König, Präsident des EVVC.
Die MEXCON 2012 ist das Gipfeltreffen der deutschen Veranstaltungsbranche: Erstmals laden neun Branchenverbände der Kongress-, Tagungs-, Incentive- und Eventbranche zu einem gemeinsamen Fachkongress ein. Die dreitägige Veranstaltung im ICC Internationales Congress Centrum Berlin verknüpft die jährlichen Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen der teilnehmenden Verbände mit Seminaren, einer Ausstellung sowie einem hochkarätig besetzten Fachkongress zum Thema „Veranstaltungswirtschaft 2030“. Informationen über das komplette Programm und alle Referenten der MEXCON 2012 stehen auf der Webseite bereit. Interessierte können sich hier auch anmelden.
Initiatoren der Meeting Experts Conference sind das GCB German Convention Bureau e. V. und der EVVC – Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V.. Als Kooperationspartner der MEXCON 2012 sind das German Committee der International Congress & Convention Association (ICCA), das Deutschland-Chapter von MPI Meeting Professionals International, Site – Society of Incentive & Travel Executives, der Verband Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR), die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e. V., die Hospitality Sales and Marketing Association Deutschland e. V. (HSMA) sowie die Vereinigung Deutscher Stadienbetreiber e. V. mit dabei. Das Berlin Convention Office von visitBerlin unterstützt zudem die MEXCON 2012.
Foto: Carstino Delmonte
